冯震宇+刘伟德
[摘要] 当时，我国医疗卫生和档案作业的快速展开对医院档案办理水平提出了新的更高的要求。因为我国医院档案办理水平相对滞后，还存在领导注重程度不行、缺少有用共同的办理、作业人员全体水平不高级问题和缺少。文章结合潍坊医学院从属医院档案办理评定作业实践，从安排领导和准则建造、部队建造和事务训练、档案室软硬件建造、根底事务建造、档案编研和档案资源开发使用等5个方面，对档案办理评定促进医院档案办理水平的进步进行了讨论。
[关键词] 档案办理；评定；效果；讨论
[中图分类号] R197.322[文献标识码] B[文章编号] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
跟着我国新医改计划及配套方针的连续出台，医疗变革日益深化，对医院临床及办理作业提出了新的要求和应战[1]。档案办理是医院各项作业的重要组成部分之一，是医院建造与展开前史最实在相貌的反映，关于进步医院的医疗、教育、科研、防备保健和日常办理作业水平具有十分重要的效果[2]，可是因为多方面的原因，当时的医院档案办理水平还不能满意医疗卫生作业快速展开的需求。档案办理查核是档案主管部分依照档案办理科学化、标准化、现代化的要求，对医院档案办理作业进行的全面查核和点评，关于标准医院档案办理，进步医院档案办理水平具有十分重要的含义和价值。
1 当时医院档案办理作业中存在的问题和缺少
1.1 医院领导对档案作业的注重程度不行
单个医院的领导对档案作业知道不到位，以为档案作业可有可无，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”[3]。在医院长时刻规划和短期计划中，一般只对规划效益、科学技能、人才部队和仪器设备等进行了较为详细的规划和规划，而对档案的科学办理、设备投入和事务训练等触及较少或未归入规划计划中，然后导致档案办理缺少顶层规划，档案办理准则不行完善[4]，软硬件设备经费投入缺少，档案办理水平显着滞后于医疗事务展开水平。
1.2 档案多头办理，缺少共同的办理机构
医院档案办理一般是由作业室下设的归纳档案室担任，可是因为全体档案知道短缺和部分“各自为战”等前史原因，归纳档案室一般只办理文书档案、管帐档案和部分什物档案、音像档案等[5]，而医疗文书档案、人事档案、科研档案、基建档案等则分属相应的功能部分办理，然后构成多部分分头办理档案的格式，影响了医院档案办理的全体效能。
1.3 档案专业人员全体水平不高，难以习惯档案作业展开的新要求
跟着我国医疗卫生作业的快速展开，医院档案办理的专业化、信息化以及档案资源的编研和开发使用都离不开一支高本质的档案人才部队。我国医院从事档案作业的人员大部分是从医护人员转岗而来，其没有经过体系地档案办理训练，专业知识缺少，年纪老化，学历偏低，人员结构不合理，乃至呈现档案人员不会收拾、立卷、不明白档案编研的现象[6]。除专职档案办理员外，各科室的兼职档案员常身兼数职，几乎没有更多的时刻和精力从事档案办理作业以及参与档案专业知识的学习和训练。
2 我院档案办理查核评定作业展开状况
我院是山东省卫生厅直属的集医疗、教育、科研、防备和保健等功能为一体的大型归纳性三级大学医院。现在医院现有员工1490名，有临床科室48个，医技科室13个，曾获“全国卫生体系先进集体”“山东省医院办理先进集体”“全省卫生职业文明单位、诚信建造先进单位”等荣誉称号。1975年建院，1985年起开端了比较标准的文件搜集和收拾归档作业，1993年树立归纳档案室，从属院长作业室办理，现有专职档案员4人，专职分担副主任1人。现存文书档案469卷，财政档案1644卷（册），基建档案214卷，投标档案95卷，党群类档案56卷，人事档案760多卷，教育档案20卷，科研档案13卷，设备档案29卷，各类声像档案26269件。
2011年，我院依照山东省卫生厅下发的卫生档案作业关键和档案办理查核书的各项查核内容，坚持高起点、高标准、严要求，仔细研讨学习查核标准，加强安排领导，完善规章准则，强化软硬件建造，经过逐项逐条对照查看、贯彻执行和弥补完善，使我院档案办理作业愈加标准化、科学化。12月，我院在山东省卫生厅安排的档案办理查核评定中成绩优异，归纳档案室到达省一级水平。近两年来，以档案合格评定为关键，我院档案办理水平不断进步，对医教研等首要事务作业的展开发挥着越来越重要的效果，也得到了上级主管部分的充沛认可和必定。实践证明，展开档案办理查核评定不失为一种推进医院档案标准化和现代化建造行之有用的方法。
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3 以档案办理查核评定促进和改进医院档案办理作业
3.1 医院档案办理的安排领导和准则建造进一步加强
医院领导高度注重档案办理作业，把档案办理作业列入领导作业的议事日程[7]，归入医院“十二五”展开规划和年度作业计划，归入功能科室质量查核标准，与医院重点作业同布置、同查看、同查核、同执行，使全院上下进一步共同了思维，保证了档案办理各项作业执行到位。成立了档案办理作业领导小组，由分担院领导任组长，作业室主任任副组长，构成了分担院领导亲身抓，作业室详细抓，各功能科室、临床医技科室合作抓的杰出格式，为做好档案办理作业供给了有力的安排保证。档案办理领导小组还定时举行专题会议，听取档案作业汇报，实地查看辅导作业，给档案作业以必要的财力、物力和人力支撑，实在处理了档案作业中呈现的困难和问题，为做好档案办理作业打下了坚实的根底。根据《山东省卫生档案办理实施细则》《医药卫生档案办理暂行方法》《档案法》等法律法规要求，我院进一步理顺了档案办理体制，树立了档案办理网络，制订了档案作业办理准则、档案搜集收拾归档准则、档案查阅借阅使用准则、档案仓库办理准则、档案阅读室办理准则、档案保管准则和档案保密准则等一系列档案办理规章准则，做到准则上墙、作业上心。
3.2 医院档案办理的部队建造和事务训练进一步增强
经过加强档案人才部队建造，我院归纳档案室现配有专职档案员4人，院内兼职档案员95人，树立了档案人员岗位责任制，做到档案作业层层有人抓，有人管，有用地保证了医院档案作业的顺利展开。专兼职档案人员中具有大专及以上学历的达100%，档案办理人员都是医院的正式员工，相同可以参与职称、职务提升，在薪酬、度假及福利方面享用与其他专业技能人员平等的待遇。为增强全院干部员工档案知道和兼职档案员的事务本质，更好地习惯新时期档案作业的需求，我院坚持“以人为本”的准则，采纳多种方法，注重对专兼职档案员部队的培育和训练[8]。一是会集安排学：在坚持自学为主的根底上，举行训练班，安排兼职档案员参与办理知识会集学习，广泛宣扬学习有关档案办理的方针、法规，共同思维，进步知道，更新观念，不断强化档案办理知道。二是走出去学：活跃遴派人员参与山东省卫生厅举行的档案办理专业训练3次，有用进步了我院专、兼职档案办理人员的事务水平；屡次安排人员到山东省立医院、千佛山医院等档案办理先进单位观赏学习，扬长避短，进一步进步我院档案办理作业水平。三是请进来讲：采纳约请山东省卫生厅档案办理专家来院现场辅导或举行讲座等方法，有针对性地改进我院档案办理作业，进步了档案人员的归纳本质。
3.3 医院归纳档案室的软硬件条件进一步改进
我院根据年度档案作业计划和科室布局调整计划，将归纳档案室全体搬迁到作业楼七楼，完成了仓库、阅档室、作业室三分隔。新建仓库契合《档案馆修建规划标准》要求，仓库面积可以满意各类档案存储的需求。设置了独立的人事档案仓库，干部人事档案作业目标办理到达省委安排部二级标准。医院在财力、物力都比较严重的状况下，为保证医院档案办理作业，院领导及时举行专题会议，加大了资金投入，引进现代化的技能和设备[9]，替换作业设备、改进作业条件等。档案室新装备了新式档案柜18组，防磁柜1个，消毒灭菌机2台，电动铆管打孔机1台，温湿度记载仪3台，除湿机1台，切纸机2台，碎纸机1台，微机3台，激光打印机1台，1000 G移动硬盘1个，空调3台，新安装了防盗门窗，防爆灯管等硬件设备，具有了防盗、防火、防光、防虫、防尘等条件。设置了专门的荣誉室，室内陈列了建院以来医院取得的各类锦旗、牌子、奖杯、奖状和证书等70余面（件）。医院档案办理作业现代化是衡量医院办理作业是否现代化的一项重要目标，是档案办理查核评定的重要内容之一[10]。根据山东省卫生厅加速档案办理信息化、标准化建造脚步的要求，我院还请求安装了泽信档案办理软件，为加强院内电子文件归档和档案办理奠定了根底。下一步将逐渐对室存档案进行数字化处理，逐渐完成数字化档案室和网络化效劳，一起完成院内一切科室档案信息网络连接，为科室和个人供给愈加优质、方便的效劳。近年来，医院为加强档案的根底设备建造，累计出资20多万元，极大地改进了我院档案室的仓库环境和作业条件。
3.4 医院档案办理的根底事务建造进一步标准化
依照档案办理查核的要求，医院归纳档案室每年定时对上一年度的各类文件资料进行收拾归档，档案归档率、无缺率、精确率到达100%。各类文件资料移送档案室时，均有齐备的挂号交代记载。档案室严厉依照国家和职业标准要求，制订了明晰的档案分类计划，保证流水号疏通，分类精确[11]，卷内文件、资料目录、编号标准、明晰，档案内无金属装订物残留。树立并完善档案全宗卷，保证檀卷封面及标题简明、精确，檀卷摆放标准、有序。树立了档案办理基本状况计算台账和档案使用及反应状况计算表。档案保存无缺，无霉变、褪色、污损或虫蛀等状况发作。
3.5 医院档案编研和档案资源开发使用作业进一步强化
档案办理的底子意图在于开发使用。近年来，跟着医院展开速度日益加速，建造规划不断扩大，归纳档案室以其丰厚无缺的档案资源为医院的建造展开供给了各类重要的前史档案资料。年内共向科室和个人供给各类图纸、合同、请示、批复等文件查阅达数百次。档案人员了解档案及相关事务，调卷敏捷、精确，查全率、查准率达100%。可以及时根据使用者需求，经过采纳分发目录、电话调卷、开架阅读、网络供给使用等多种效劳方式自动供给档案信息效劳，受到了档案使用科室和借阅人的共同好评。我院坚持把加强编研作业，进步使用效益作为进一步做好档案办理的重中之重，及时展开编研和开发使用作业。近年来，我院将现行的规章准则、岗位职责进行了收拾汇编，促进了档案开发使用和编研作业的展开。使用档案资料，编印医院、科室、科研效果简介，制造宣扬画册等，加大对外宣扬。在门诊候诊大厅，将各专家相片、专长、出诊时刻制造成电子屏幕，为患者供给咨询效劳，方便了患者挑选医师[12]。别的，以作业室的同志为主，开发使用档案资源制造完成了精巧的医院形象宣扬片，续修了医院院志（1985～2005年），这两项作业别离取得了山东省档案局开发使用档案信息资源优异效果一等奖和二等奖。
总归，档案办理在医院的展开过程中，有着重要的效果，因而对档案办理的进一步加强，有助于医院的久远展开[13]。我院以档案办理查核评定为关键，依照会集共同办理档案的准则，从安排领导和规章准则、部队建造和事务训练、软硬件条件建造、根底事务建造和档案编研及开发使用等5个方面，进一步推进了医院档案办理作业的准则化、标准化和科学化建造，使医院档案办理作业又迈上了新的台阶，真正使档案成为医院决策者的根据、使用者的辅佐和医院办理作业的亮点。
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（收稿日期：2014-03-12本文修改：许俊琴）
[作者简介] 冯震宇（1980-），男，山东五莲人，本科毕业于四川大学文学与新闻学院汉语言文学专业；获潍坊医学院流行病与卫生计算专业硕士学位；研讨方向：档案办理。现在，有2项科研效果分获山东省档案学会优异效果奖一等奖和三等奖。近年来，被山东省卫生厅评为山东卫生年鉴作业先进个人，被潍坊市卫生局评为全市卫生体系第一批百名后备人才训练班优异学员，获潍坊医学院从属医院岗位贡献奖
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